Управление на персонала - организация на счетоводството и правила за задължителните документи

Общата дефиниция гласи, че управлението на човешките ресурси е процес на обработка, водене на кадрови записи. ТозиТемата е подходяща както за индивидуалните предприемачи, така и за юридическите лица. Регистрацията на документи има строги законодателни норми, а описаните правила трябва да се вземат предвид от всички ръководители, служители от ведомствата в предприятията. С помощта на управлението на човешките ресурси ще бъде възможно да се оптимизира процеса на управление на персонала, да се адаптира работата на всяка бригада, да се опрости процедурата за докладване.

Какво е управление на човешките ресурси

Основите на работата в областта на човешките ресурси включват целия процес на изготвяне на документи, тяхното попълване и докладване на персонала, работещ в компанията. Всяко издадено е юридически валидно, включително оформеното въз основа на изявление на служителя. Производството на персонала често се разглежда от отдел „Персонал“, чиито функции са следните:

• заплати;
• регистрация на ваканции, болница;
• регистрация на сертификати.

Цели и задачи

Задачи и цели на този отдел по персонала:

Направление на работа	Задачи на служителите
Счетоводство, регистрация, контрол	Поддържане на записи за броя на служителите, регистрация, уволнение
Регулиране на работата	Познаване на задълженията, избор на работно място, помещения
Координация, обучение	Провеждане на курсове, обучение, повишаване на квалификацията, преквалификация, проверка на изпълнението
Работа с документи	Специалистите от този отдел се занимават с изготвяне на документи, книги, график на работа, отчетност
Организация	Организация на дейностите съгласно инструкциите

Нормативно-правна уредба

Персоналът се регулира от редица законови закони, разпореждания и набор от правила на регионално или държавно равнище. Неспазването на изискванията, посочени в регулаторната рамка, е нарушение. Основни нормативни актове за производство на персонал:

• държавни трудови книги (2003 г.);
• правилата за водене на документация и управление на документи от 2009 г .;
• федерално ръководство за съхраняване на документите на служителите;
• общи изисквания, които се одобряват със заповед на министерствата.

Законодателната база на предприятието

Всяко предприятие използва серия от документи, които регулират работата на целия персонал. Движението на документите и тяхното компилиране се извършва съгласно инструкциите, нормативната база, както е описано по-горе. Правното основание на предприятието е разделено на пет ключови категории, регулирано от вътрешни поръчки на предприятието:

• Хартата на предприятието;
• трудови разпоредби;
• правила за защита на личните данни;
• защита на труда (управлявана от федерална архивна заповед);
• график на персонала (и документация за персонала).

Управление на човешките ресурси в организацията

Единните системи за отчитане на ценни книжа в предприятията са разделени в три основни категории, сред които - правилата за вътрешен ред, персонал, регламентиза заплатите Първата категория включва оборота на документи по графика на ваканциите, попълването на документи по графика на работа. Втората точка е по-глобална и съдържа разпоредби относно изготвянето на договори и счетоводните политики. Регулирането на заплатите регламентира всички въпроси, свързани с изплащането на заплати, премиите, отпуските по болест, отпуска и обезщетенията при уволнение.

График на персонала във формуляра Т-3

Графикът на персонала във формуляра Т-3 е единственият вид документ, който описва цялата структура на персонала на дадено предприятие или компания. Графиките съдържат данни за името, позицията, единицата, където се брои. Според нормативните и законодателните норми има заплата на специалист там. Всяка промяна в процеса на регистрация трябва да се извърши от счетоводния отдел в тази форма за персонал в формуляра Т3. Указанията за пълнене винаги съдържат препоръки за всяка колона. Документът включва 5 информационни точки.

Работен график

График на работа е документ, който потвърждава графика на специалиста. Работният процес се регулира от графика на мениджъра. Тя включва точки за необходимостта от инспекции съгласно действащото законодателство, за обяд и почивка и за докладване. В някои фирми служителят изисква доклад всяка седмица или месец (документът трябва да бъде потвърден с подписите на служителя и бизнесмена след проверката). Планът, графикът на графика се формира за бъдещия работен период. Запазва се отчетът за времето на служителите.

Трудово споразумение

Трудовият договор е гражданскоправен документ, който се съставя между бъдещ служител и работодател. Типични формуляри за този вид документ не се предоставят, а договорът се попълва във всякаква форма с посочване на квалификация (длъжност) и период на работа. Има и необходимия резултат. Според правните норми този вид документ е много подобен на договорен документ, тъй като предписва крайния резултат от работата, а не неговата структура. За освобождаването на служителите е необходимо да бъдат завършени само преди изтичането на договора.

Поръчки за персонал

Възстановяване на служителите на длъжността, допускане на специалисти за работа, изпълнявана от поръчки на персонал. Този вид документ предписва назначаването на служители на длъжността и други движения на специалисти в отделите. Персоналът и персоналът участват в разработването на инструкции и заповеди. Приемайте местни решения за мениджъри /администратори на компанията. Поръчките имат еднаква форма, установена е от нормативната база. За периода на съхранение хартията трябва да се съхранява в счетоводния отдел или в отдел „Персонал“ за срок до пет години (в зависимост от вида на поръчката).

Длъжностни характеристики

Длъжностните характеристики са документ, който определя отговорността на страните (служител и работодател), както и информация за указанията и отговорностите на конкретен специалист в неговата длъжност. Те се потвърждават от печата на организацията и подписа на отговорното лице. За този документ са необходими три копия. Един оставаотдел на персонала, а другият от изпълнителя, а третият - от управителя или администратора на конкретен отдел. Целта на тази поръчка е да се оптимизират процесите на управление на персонала в предприятието.

Как да се организира офисната работа в кадровата служба

Правилното управление на документацията на персонала включва висока степен на отговорност. Служителите от отдела по човешки ресурси трябва да бъдат наблюдавани, за да се гарантира, че подписите са валидни. Можете да поверите управлението на работни книги, други документи за персонални аутсорсинг компании. Отговорности на персонала на персонала:

• да изготви график на работа, счетоводна документация относно ваканциите;
• издава документи за защита на труда (изисквани за държавните органи);
• да подготвя и издава нареждания;
• да изчислява заплатите и да контролира плащането на премии.

Персонал за персонала

Кадровото обслужване на персонала се извършва, когато всички записи и цялата регистрация се извършват само от служители, наети от персонала. Този начин на управление на хартията е от значение за предприятия и фирми с персонал от 20-30 души. Държавните стандарти изискват стриктно спазване на формата на всички поръчки и други изисквания, в противен случай юридическото лице може да получи глоба. В сектора на услугите, където до 30 души са вписани в едно юридическо лице, по-изгодно е да се ползват услугите на аутсорсинг компании.

Участие на специалисти от аутсорсинг компания в работата на персонала

УчастиеПерсоналът на персонала на аутсорсинг компанията ще спести пари и ще намали общия персонал. Независимите експерти прекарват цялата необходима работа по изготвянето на поръчки и графици. Те провеждат и специален дневник и регулират работата на всеки специалист в компанията. Управлението на човешките ресурси при аутсорсинга е белязано от факта, че юридическото лице не разполага със собствен отдел по персонала, а възлага тази задача на отделен екип за умерена такса.

Счетоводно отчитане на персонала „от нулата“ стъпка по стъпка

За да се съхраняват документите на отдела за персонал, е необходимо офис оборудване и офис. Важно е да имате силен сейф. Поръчката трябва да бъде възложена на ръководителя на системата за документооборот. След това се формират вътрешни актове. За всеки служител в компанията трябва да създадете отделна папка, в която ще се съхранява работната му книга. Персоналната документация изисква поддържането на тази документация през целия период на работа на специалист по длъжността. По време на дейността на отдела се добавя информация към книгата, изготвят се поръчки.

Изисквания към персонала с персонал

Управлението на човешките ресурси е относително сложен процес, който изисква някои теоретични и практически умения. Нормативната рамка за този пост съдържа списък с условия, при които специалистът може да заема тази длъжност. Образователните институции не разграничават отделен профил, като например записите на персонала. За дейността в отдела на персонала са подходящи управители, администратори. Така работодателите се назначават от хора с юридическо образование, защитаинформация или документален филм.

Права и задължения на управителя на персонала

Първото задължение на тези служители е да познават правната рамка, спазването на установените счетоводни правила. Посочените по-горе членове, федерални закони, които трябва да се спазват при управлението на кадровите регистри. Персоналът има право да получава информация от служителите, да вижда лични папки, да вижда счетоводната книга (заплата). Правомощия на професионалисти в този профил включват подписване, работа с работодатели за подобряване на ефективността на персонала.

Съхраняване на кадровите записи

Днес персоналът се провежда писмено и в цифров формат. Документацията се подписва от лично упълномощени служители. Националните стандарти се използват за поддържане на документация, която обединява всички шаблони и формуляри. Необходимо е да се вземат предвид нормите на ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важни документи се съхраняват в специални папки или метални сейфове. В зависимост от обхвата и мащаба на компанията, специалистите трябва да спазват различни изисквания за честотата на докладване.

Търсене и проектиране на персонал

Първо, преди назначаването на персонал, трябва да намерите специализиран персонал, който отговаря на строги критерии (те трябва да бъдат свързани със спецификата на работата). За целта използвайте специализирани бюра, агенции, сайтове за търсене на работа, фондови борси или частни реклами във вестници, в медиите, на сайтове.След това се издават задължителни документи за човешките ресурси, се извършва регистрация, подписва се трудов договор или трудов договор.

Етапи на набиране

Процедурите за регистриране на лица за длъжност започват с въвеждането на данни за кандидата за работа в специален дневник. Счетоводните записи записват информация за опита, трудовия опит, предишната заетост. При одобрение се издава заповед за назначаване на лице за определена длъжност. Последният етап е формирането на лична папка, съставяща случай в компанията, отдел. Договорът съдържа информация за задълженията, за паричната заплата в натоварена позиция.

Лични карти и служител за лична афера

Видовете документи на персонала включват лична карта на служителите. Той съдържа цялата информация за семейното положение, първото име, снимката е поставена там, датата на раждане е регистрирана. Всичко това се прави от работодателите, за да се създаде пакет от данни за всеки член на персонала на компанията. Според закона тези данни не могат да бъдат прехвърляни на трети лица. За личен бизнес се използват папки, шкафове или дори метални сейфове (в зависимост от нивото на оборудване на офиса на фирмата).

Списания от набиране на персонал

Печатането на хартия спомага за организирането на счетоводството, опростяването на документооборота. Документацията под формата на бизнес казуси включва следните видове:

• относно контрола на документи, документи, доставени на дружества или предприятия;
• по време на контрол,периоди на официални командировки;
• да контролира всички бележки, изявления;
• записи за поддържане на работните книги.

Поддържане на трудови книги

Досиетата на персонала изискват съставителите да водят записи на работна книга. Всички документи се водят, ако лицето в предприятието е официално съставено. Работната книга на служителя се издава при освобождаване. Тази документация записва всички промени в позицията, наградите. Обучението за набиране на персонал от нулата включва задължителни точки за правилността на изпълнението на работните книги. Всякакви грешки се коригират от персонала на отдела по персонала. Когато бъдат открити, експертите могат да бъдат обвинени в административно нарушение.

Систематизиране и съхранение на документи

Бяха създадени някои законодателни правила за одит и съхраняване на документи. Важно е да се припомни член 17 от Федералния закон за архивите. Той предписва необходимостта ръководството на предприятията и предприятията да осигурят съхраняването на архивни документи в определен срок. Срокът на складиране е определен в закона и отговаря на държавните стандарти. За да се гарантира целостта на хартиените документи, се използват метални огнеупорни сейфове, шкафове.

Ако е необходимо, данните за документите се предават на Държавния комитет по статистика на Руската федерация. Автоматизацията, дигитализацията на хартиен носител е една от преобладаващите насоки за оптимизиране на процеса на управление на държавата. Днес по-голямата част от докладите не са хартияа. Това не премахва отговорностите на мениджърите на предприятията, мениджърите в поддържането на архив за една, три, пет или повече години.

Електронни записи за персонала

С използването на електронно управление на документи е важно да се спазва сигурността на документите, да се намали достъпът до архива по силата на Закона за защита на личните данни. Електронните счетоводни записи имат няколко предимства:

1. бърз достъп до документи;
2. защита с парола;
3. няма нужда от закупуване на сейфове за съхранение;
4. спестяване на пространство в офиса - 10 000 документа и повече могат да се съхраняват на твърдия диск;
5. спестяване на време - знак, можете да намерите всеки документ в 1-2 минути в архива на твърдия диск на вашия компютър.

Видеоклипове